Особенности передачи счетов-фактур в электронном виде в «АСУ ВРК 2021»

Новая версия «АСУ ВРК 2021» позволяет обмениваться между ВРП (вагоноремонтными предприятиями) и СПС (собственниками подвижного состава) комплектами документов на ремонт вагонов, в которых могут прилагаться счета-фактуры в электронном виде. При этом данная технология учитывает те особенности, которые исторически сложились в вагоноремонтной отрасли.

Какие же это особенности?

Как известно, в основном на любую продукцию счет-фактура выставляется вместе с актом выполненных работ. Однако в вагоноремонтной отрасли исторически сложились правила, когда сначала подписывается акт с двух сторон, и только тогда бухгалтерия ВРП выставляет счет-фактуру.

Такой порядок сложился в силу того, что после выставления со стороны ВРП пакета документов довольно-таки часто приходится вносить изменения в эти документы, что влечет за собой необходимость внесения изменений в счета-фактуры в том случае, если бы они выставлялись одновременно с комплектом документов. И чтобы не формировать потом корректировочные счета-фактуры в вагоноремонтной отрасли сложилась вполне обоснованная практика по принципу: сначала подписанные акты, потом выставление счетов-фактур.

Исходя из этого оператор «Код Контроль» реализовал по просьбе ВРП привычный алгоритм, в котором бухгалтера ВРП могут выставлять счета-фактуры в электронном виде по-прежнему, то есть после того, как будет согласован со стороны СПС весь комплект документов, включая не только акт, но даже и содержимое счета-фактуры!

С этой целью со стороны СПС немного изменена логика согласования комплекта документов. Если ранее в согласовании комплекта документов со стороны СПС участвовало две службы: «В» (вагонники) и «Э» (экономисты), то теперь добавилась третья служба «Б» (бухгалтерия).

И теперь бухгалтера вынуждены тоже просматривать содержимое счета-фактуры, который прикрепляется к комплекту документов и согласовывать его. И только после согласования комплекта документов всеми ТРЕМЯ СЛУЖБАМИ будет считаться, что комплект документов согласован (в настоящее время он считается согласован после согласования ДВУХ СЛУЖБ «В» и Э»).

Для облегчения работы бухгалтеров СПС была реализована строгая очередность, когда служба «Б» согласовывает комплект документов последней, то есть только после того, как этот комплект согласовали службы «В» и «Э». Если эти службы забраковали какой-то документ, то комплект возвращается на доработку в ВРП и бухгалтерия в согласовании этого комплекта документов не участвует.

Кроме того, оператор «Код Контроль» реализовал в «АСУ ВРК 2021» возможность, когда бухгалтера СПС участвуют в согласовании не во всех подряд комплектах документов, а только в тех, которые приходят от ВРП, изъявивших желание формировать счета-фактуры в электронном виде. А от тех ВРП, которые еще не изъявили такое пожелание, по-прежнему на стороне ВРП в согласовании будут участвовать только две службы: «В» и «Э».

Теперь немного о соблюдении формата. Следует учитывать, что если счет-фактура формируется в электронном виде, то он должен быть создан в строго определенном формате, указанном в приказе ФНС России. При этом печатной формы электронный счет-фактура НЕ ИМЕЕТ. Если же счет-фактура будет в бумажном виде, то он должен иметь печатную форму, которая принята сейчас в договорах между ВРП и СПС.

Поскольку не всегда ясно, в каком виде будет выставлен счет-фактура в конкретном пакете документов, то оператор «Код Контроль» реализовал в «АСУ ВРК 2021» такую логику, когда в комплекте документов присутствуют оба варианта одного и того же счет-фактуры: в том формате, который соответствует требованиям ФНС России (только в этом формате ФНС Росси при камеральных проверках будет принимать от налогоплательщика в электронном виде) и в том формате, который позволяет получить привычную для сегодняшнего дня печатную форму.

Таким образом, ВРП и СПС могут свободно в любой момент перейти с электронного счета-фактуры на бумажный и обратно, сообщив оператору, чтобы он переключил один режим на другой.

Теперь опишем алгоритм работы ВРП и СПС со счетами-фактурами в электронном виде:

ВРП в системе «АСУ ВРК 2021» формирует привычным образом комплект документов. Однако в этом комплекте документов уже присутствует счет-фактура, сформированный «АСУ ВРК 2021» (в обоих форматах).
ВРП согласовывает установленным сейчас порядком комплект документов, после чего тот фиксируется и становится недоступным для внесения изменений со стороны ВРП.
После этого комплект документов становится доступным для СПС, где его начинают согласовывать сначала две службы «В» и «Э» (неважно в какой очередности) и только потом служба «Б» (см. скриншот с тремя службами выше).
После согласования комплекта документов всеми тремя службами этот комплект считается согласованным. Он фиксируется, и сотрудники СПС уже не могут внести в него какие-либо изменения. По сути, можно считать, что этот комплект условно подписан со стороны СПС (именно этот фактор и учитывается бухгалтерами ВРП, которые хотели бы выставить счет-фактуру только после подписания со стороны СПС).
Комплект документов становится доступным для подписания со стороны ВРП. И представитель ВРП его подписывает. При этом счет-фактура пока не подписывается, поскольку этот документ должен выставляться (подписываться) только после принятия работ со стороны СПС, т.е., после подписания Акта выполненных работ.
Комплект документов после подписания ВРП передается в СПС и становится доступным для подписания, где его подписывают.
Увидев подписанный акт выполненных работ представитель ВРП подписывает счет-фактуру (в том формате, который требует ФНС России). При этом следует отметить, что если счет-фактура подписывается в электронном виде с требуемом формате, то подписывается и акт выполненных работ в таком же формате, который требует ФНС России при наличии электронного счета-фактуры.
Теперь остается со стороны СПС вставить электронный ключ и подписать соответствующие три извещения (в соответствии с требованиями ФНС России).

ВНИМАНИЕ!

Счет-фактура в электронном виде – это особый тип документа, который ФНС России долгие годы запрещала передавать в электронном виде. А когда разрешила, то обременила процесс передачи многими моментами. Первоначально их было очень много, но последние нормативные акты ФНС России облегчили ситуацию.

Теперь бухгалтерам ВРП и СПС необходимо знать, что счет-фактура в отличие от всего комплекта документов обязательно должен передаваться только через ОПЕРАТОРА ЭДО, включенного в сеть доверенных операторов ФНС России. Такой оператор должен иметь ПАСПОРТ, полученный от ФНС России. Поскольку «Код Контроль» не является таким оператором, то в предлагаемой технологии ЭДО, которой Вы пользуетесь, кроме оператора «Код Контроль» участвует также ОПЕРАТОР ЭДО ООО «УЦ ГИС» (как известно, договор ЭДО с Вашей компанией был заранее заключен как ТРЕХСТОРОННИЙ ДОГОВОР, в котором одной из сторон является ООО «УЦ ГИС», имеющий соответствующий Паспорт от ФНС России № 201 от 12.08.2016 года). Таким образом все формальности в передаче электронных счетов-фактур соблюдены.

И когда ВРП (как продавец) подписывает счет-фактуру в электронном виде и передает его в адрес СПС через «АСУ ВРК 2021» (где участвует оператор ООО «УЦ ГИС»), то ВРП тут же получает подтверждение, подписанное оператором ЭДО ООО «УЦ ГИС» о том, что счет-фактура ВЫСТАВЛЕН и теперь можно внести в журнал учета исходящих счетов-фактур дату, которая указана в этом подтверждении. При этом автоматически (пока вставлен ключ, которым был подписан представителем ВРП комплект документов) со стороны ВРП подписывается извещение, в котором подтверждается факт получения этого подтверждения и дата, указанная в нем.

Аналогичная ситуация складывается для СПС, куда направляется счет-фактура в электронном виде. Когда счет-фактура приходит в СПС, то вместе с ней туда приходит подтверждение, подписанное оператором ЭДО ООО «УЦ ГИС». И в этом подтверждении указана дата, которую СПС может внести в журнал учета входящих счетов-фактур. И когда представитель СПС будет подписывать комплект документов со своей стороны, то автоматически будет подписано извещение в адрес оператора, в котором подтверждается факт получения подтверждения и дата, указанная в нем.

Таким образом, в «АСУ ВРК 2021» у ВРП будет храниться счет-фактура и соответствующие подтверждение и извещение, а у СПС будет храниться тоже этот же счет-фактура, и соответствующие подтверждение и извещение. И если ФНС России при камеральной проверке затребует эти счет-фактуры, то они будет переданы исключительно в электронном виде вместе со своими подтверждениями и извещениями.

Вам была представлена краткая информация о том, как в «АСУ ВРК 2021» достаточно легко реализован сложный алгоритм передачи счетов-фактур в электронном виде, придуманный умными головами ФНС России.

Фактически, у бухгалтеров ВРП ничего не усложняется, поскольку счет-фактура автоматически формируется непосредственно в АСУ ВРК и его затем вручную надо будет внести в учетную систему (типа 1С) ВРП. При этом возможна интеграция между учетной системой и «АСУ ВРК 2021», чтобы автоматизировать этот процесс.

Что касается бухгалтеров СПС, то им предстоит участие в согласовании содержимого счетов-фактур в виде работы службы «Б» (если они включили режим с использованием службы "Б").

Рекомендуем так же ознакомиться с разделом справки - особенности передачи счетов-фактур в электронном виде в «АСУ ВРК 2021» (практика).