Работа с электронными счет-фактурами в «АСУ ВРК 2021»

В версии «АСУ ВРК 2021» (это обновленная версия «АСУ ВРК», которая в настоящее время внедрена практически во всех ВРП России) реализован режим передачи счетов-фактур в электронном виде (в строгом соответствии с требованиями ФНС России).

При выборе пользователями данного режима в «АСУ ВРК 2021» со стороны ВРП к традиционному комплекту документов (оговорено договором на ремонт вагонов) прикрепляется дополнительно еще и электронный счёт-фактура (ЭСЧФ). Это позволяет представителям собственника подвижного состава (СПС) проверять содержимое ЭСЧФ непосредственно при согласовании всего комплекта документов. При этом на площадке remontvagonov.ru в колонке с названием «Номера счёт-фактуры» отображается отдельный значок, который указывает на актуальный статус ЭСЧФ, а так жа на необходимость ее проверки.

Примечание: ЭСЧФ может быть доступен для проверки службе «Б» только после согласования всего пакета документов службами «В» (вагонники) и «Э» (экономисты). При этом СПС должен сообщить оператору, кому из своих представителей необходимо предоставить права для выполнения обязанностей службы «Б» (права на проверку ЭСЧФ). Дополнительно о проверке счет фактур в АСУ ВРК и службе «Б» можно почитать в разделе особенности передачи счетов-фактур в электронном виде в «АСУ ВРК 2021» (теория)

При проверке счёта-фактуры или акта выполненных работ у пользователя имеется возможность проверить так же XML-представления данных документов (именно они подписываются ЭП и в дальнейшем при необходимости будут предоставленыв ИФНС для проверки). Для этого в левой части приведен расширенный набор кнопок, позволяющий скачивать XML-представления данных документов. Пример XML файла счета фактуры можно посмотреть по ссылке - ON_SFAKT_example.xml.

Следует отметить, что акт выполненных работ состоит из двух XML-файлов, из которых один подписывается Подрядчиком (продавцом), а второй – Заказчиком (покупателем). Пример акта выполненных работ, титул исполнителя DP_IAKTPRM_example.xml, титул заказчика DP_ZAKTPRM_example.xml.

Счет фактура в АСУ ВРК 2021 может быть подписан после подписания всех документов. Если за подпись ЭСЧФ будет ответственен другой человек, или подпись будет реализована другим ключом, то АСУ ВРК 2021 автоматически переключит Вас на второй режим подписи, после подписания всех документов в АСУ ВРК 2021 вагон будет отмечен следующим значком (см. картинку ниже).

Дополнительно к счёт-фактуре подписываются извещения (это происходит автоматически, пока ключ вставлен в usb-порт), как со стороны Заказчика, так и со стороны Подрядчика. Данные извещения подписываются после поступления от Оператора ЭДО подтверждений с датой выставления/получения электронного счёта-фактуры. После подписания/ получения счёта-фактуры с помощью ЭП, у пользователей имеется возможность просмотреть все квитанции связанные с процессом подписи.

При просмотре копий документов имеется возможность скачать всю необходимую информацию в части подписанных электронных счетов- фактур.

Примечание: поскольку счёт-фактура подписывается отсоединенной подписью, то при скачивании Вы сохраняете его не одним файлом (как остальные документы), а ZIP-архивом, в котором одновременно содержатся как сам счёт-фактура в XML-формате, согласно требованиям ФНС России, так и соответствующие подтверждения и извещения к нему.

Напомним, что в представленном архиве не будет печатных форм ЭСЧФ, подтверждений и извещений, а будут лишь их XML-представления.

Рекомендуем так же ознакомиться с разделом справки - особенности передачи счетов-фактур в электронном виде в «АСУ ВРК 2021» (теория).